Las aplicaciones ofimáticas o también denominadas suites ofimáticas sirven para realizar las tareas diarias con el ordenador en la oficina, universidad, instituto, colegio, etc., algunas de estas tareas pueden ser escribir un documento, crear una factura, realizar una presentación, etc.

Instalación

Normalmente las aplicaciones ofimáticas web que están disponibles en Internet se pueden usar pero no instalar en nuestros ordenadores, aunque hay excepciones y podemos instalarlas nosotros en nuestros servidores, los pasos para instalar una aplicación ofimática web son:

  • Tener previamente instalado un servidor web, MySQL y PHP.
  • Crear una base de datos para la aplicación.
  • Descargar una versión actualizada de la aplicación.
  • Descomprimir el fichero descargado.
  • Dar permisos a la carpeta.
  • Acceder desde un navegador a la dirección url donde hemos descomprimido la aplicación y seguir los pasos que indica el asistente.

Utilización de las aplicaciones instaladas

Ejemplos de utilización de las aplicaciones ofimáticas instaladas son:

  • Crear un documento (archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc.).
  • Subir archivos en diferentes formatos (pdf, html, doc, odt, etc.).
  • Publicar documentos para que otros usuarios puedan verlos.
  • Enviar por correo electrónico los documentos.
  • Descargar uno o varios.
  • Ver revisiones de un documento.

Gestión de usuarios y permisos asociados

Para acceder a las aplicaciones ofimáticas web es necesario disponer de una cuenta de usuario, estas cuentas en algunos casos son creadas por los administradores, también se pueden crear grupos para englobar a varios usuarios, por ejemplo se puede crear un grupo de usuarios para utilizar un documento.

Cada cuenta de usuario lleva asociados unos permisos, no todos los usuarios pueden realizar cualquier acción en el sistema, puede que queramos tener usuarios que no hagan ninguna modificación en el sistema y simplemente puedan ver documentos.

Comprobación de la seguridad

Como en todos las aplicaciones, hay que realizar tareas de administración como gestionar usuarios, permisos, hacer copias de seguridad, actualizaciones, verificar la seguridad, etc.

Dependiendo de la aplicación ofimática web que estemos utilizando se podrán realizar unas tareas u otras, puede ser que no haya un apartado específico de seguridad pero esto no quiere decir que no tengamos que tomar medidas de seguridad como asignar y verificar que los permisos de las carpetas con correctos, corregir fallos, permitir y bloquear IP’s.