1. Automatización y gestión documental
- Implementar sistemas de gestión documental que automaticen la recopilación y almacenamiento seguro de información relevante de terceras partes.
- Usar plataformas que permitan versionado de documentos, trazabilidad y acceso restringido.
2. Uso de bases de datos externas
- Conectar con fuentes de datos públicas y privadas (listas de sanciones, registros mercantiles, bases de datos de beneficiarios finales, etc.) mediante APIs.
- Integrar herramientas de verificación de identidad digital y detección de PEPs (Personas Expuestas Políticamente).
3. Analítica de riesgos
- Emplear herramientas de Business Intelligence (BI) y Data Analytics para evaluar riesgos según criterios objetivos: país, sector, historial, volumen de negocio, etc.
- Usar modelos de scoring automatizados que asignen un nivel de riesgo según variables definidas.
4. Ciberseguridad y protección de datos
- Aplicar protocolos de cifrado, autenticación y control de accesos para salvaguardar los datos recopilados.
- Asegurarse de cumplir con el RGPD u otras normativas locales sobre protección de datos personales.
5. Seguimiento y actualización periódica
- Configurar recordatorios automáticos para realizar actualizaciones periódicas de la información (Fase 5 del proceso).
- Crear flujos de trabajo digitales que permitan actualizar la situación de terceros de forma ágil y auditable.
6. Trazabilidad y evidencia digital
- Utilizar sistemas que generen logs y auditorías de cada paso del proceso para demostrar que se ha realizado Debida Diligencia en caso de inspección.
- Integrar funcionalidades de firma digital y sello de tiempo.
7. Compliance y gobierno corporativo
- Integrar la Debida Diligencia dentro de un sistema de gestión de Compliance (por ejemplo, ISO 37301).
- Usar dashboards de cumplimiento que unifiquen métricas de riesgo y seguimiento de medidas correctivas.
8. Herramientas específicas
- Evaluar el uso de plataformas como:
- World-Check, LexisNexis, Dun & Bradstreet para screening.
- SAP GRC, Thomson Reuters Compliance, o herramientas personalizadas con Power BI o Tableau.
- CRM o ERPs que ya incluyan módulos de gestión de terceros y riesgo.