Documática. Gestión y archivo electrónico de documentos. Sistemas de gestión documental. Gestores de contenidos. Sindicación de contenido. Sistemas de gestión de flujos de trabajos. Búsqueda de información: robots, spiders, otros
La documática es una disciplina que se ocupa de la administración y archivo electrónicos de documentos, lo que implica la organización, resguardo, búsqueda y recuperación de información en formato digital. En el entorno empresarial y organizativo, la documática desempeña un rol esencial para asegurar la eficacia, seguridad y cumplimiento de requisitos legales en la administración documental. A continuación, exploraremos en profundidad los conceptos relacionados con la documática:
Administración y archivo electrónicos de documentos
La administración de documentos electrónicos se refiere al proceso de crear, capturar, organizar, preservar y distribuir documentos en formato digital. Esto incluye la administración de documentos en papel que se han convertido a formato electrónico. La gestión efectiva de documentos electrónicos implica su clasificación, etiquetado, resguardo seguro y control de acceso.
Sistemas de administración documental (SGD)
Los SGD son herramientas y sistemas diseñados para facilitar la gestión de documentos electrónicos. Estos sistemas permiten la creación, edición, conservación, búsqueda y recuperación de documentos de manera organizada. También regulan versiones y permisos de acceso. Ejemplos destacados de SGD incluyen Microsoft SharePoint, Documentum y Alfresco.
Plataformas de contenidos
Las plataformas de contenidos, conocidas como SGC (Sistema de Gestión de Contenidos), son sistemas que simplifican la creación y administración de contenido web. Permiten a los usuarios gestionar, publicar y organizar contenido web de manera efectiva. Ejemplos de SGC incluyen WordPress, Joomla y Drupal.
Distribución de contenido
La distribución de contenido hace referencia a la difusión de contenido digital a través de la web. Los sistemas de distribución permiten a los usuarios suscribirse a fuentes de contenido (RSS, Atom) y recibir actualizaciones de manera automática cuando se publica nuevo contenido. Esto es común en blogs y sitios de noticias.
Sistemas de gestión de flujos de trabajo
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo automatizan y supervisan los procesos empresariales. Esto incluye la administración de documentos y la asignación de tareas a empleados. Los flujos de trabajo se diseñan para mejorar la eficiencia, la colaboración y la visibilidad de los procesos empresariales.
Exploración de información: robots, arañas, otros
- Robots (bots): Son programas o agentes de software que exploran la web en búsqueda de información. Los motores de búsqueda emplean bots para indexar sitios web y recolectar datos que luego se utilizan en los resultados de búsqueda.
- Arañas (spiders): Son un tipo de robot que siguen enlaces de una página web a otra. Se utilizan para rastrear y recopilar información de manera sistemática.
- Otros sistemas de búsqueda: Incluyen motores de búsqueda de sitios web, sistemas de búsqueda de documentos internos y motores de búsqueda de comercio electrónico. Estos sistemas ayudan a los usuarios a encontrar información de manera eficaz.